Comment obtenir un flux de trésorerie positif au stade de l'amorçage

Ce mois-ci (mai 2016), pour la première fois depuis la création de cette entreprise, nous allons avoir une opération rentable. Nous accueillons actuellement une équipe de 12 personnes dans deux pays, et nous avons un taux de fonctionnement annuel de près d'un demi-million de dollars.

L'équilibre entre croissance et rentabilité est une science délicate qui peut littéralement faire ou défaire votre entreprise. C'est un choix que les fondateurs de startup doivent faire et qui est très lié à la direction que prend l'entreprise ; vous entendrez/lirez probablement des centaines d'histoires sur la voie qui fonctionne le mieux... c'est la nôtre.

Pour mettre les choses en perspective, voici un résumé de ce que nous faisons :

QU'EST-CE QUE C'EST SLIDEBEAN?

Un outil de présentation en ligne pour startups les petites entreprises. Notre plateforme vous permet de créer dpitch es présentations et des propositions commerciales en une fraction du temps qu'elles prendraient normalement dans PowerPoint.

STATS

• Fonds d'amorçage et de financement réunis : 250 000 dollars pour le tour des anges, février 2015 (plus 100 000 dollars provenant de 500 Startups et DreamIt Ventures de leurs accélérateurs respectifs)
• Membres de l'équipe à plein temps : 12
• Comptes clients payés : ~1 200, avec environ 3 000 à 4 000 sièges individuels.
• Croissance mensuelle des recettes : ~20%.

Croissance et rentabilité

Il s'agit d'une décision d'équipe et de conseil d'administration, mais la vérité est que le PDG est généralement le seul à être directement en tête des budgets et des projections financières, et sa recommandation aura beaucoup de poids.

Citant @evanish. en tant que PDG, votre seul travail est :

"CEO/Founder's only jobs :

1) Don't run out of $$
2) Recruit AND retain best talent
3) Set & spread the vision

It's harder than you think.

- @evanish

Lorsqu'il s'agit d'une vision et d'une stratégie de démarrage, il y a deux voies extrêmes que l'on peut emprunter :

L'accès au capital-risque a permis aux entreprises d'opter pour le plan A et de continuer à collecter des fonds sans que le chemin vers une entreprise rentable ne soit clairement tracé. Les meilleurs exemples de cette situation sont probablement Pinterest (série G récemment lancée) et Twitter, une entreprise publique qui n'a toujours pas compris ce genre de choses et dont les actions reflètent (enfin) la situation.

D'autre part, viser le plan B peut complètement bloquer votre entreprise. Ne vous méprenez pas, avoir une entreprise rentable qui peut faire vivre les fondateurs et l'équipe est une étape fantastique, mais ce n'est pas la raison pour laquelle beaucoup d'entre nous sont ici, et certainement pas la raison pour laquelle vos investisseurs vous ont donné de l'argent.

Si vous penchez la balance jusqu'au point A, vous mettez votre entreprise en danger si vous ne parvenez pas à atteindre les objectifs fixés pour un nouveau cycle ou si le paysage de la collecte de fonds change. D'un autre côté, en penchant vers B, vous laissez la voie libre à un concurrent qui a accès au capital et vous risquez de compromettre votre capacité à lever des fonds à l'avenir : les investisseurs veulent des entreprises capables de se développer, et vous ne pouvez pas le prouver sans une forte croissance des MoM.

Il y a environ 6 mois et compte tenu de l'instabilité du paysage de la collecte de fonds que nous prévoyions pour 2016, l'équipe et le conseil d'administration ont décidé de pencher du côté du plan B.

Cela signifiait que nous devions potentiellement sacrifier une partie de la croissance de nos MoM, mais cela nous obligeait à être prudents quant à l'argent que nous dépensons et aux personnes que nous embauchons. L'idée était de nous assurer que nous pourrions continuer à travailler sur le produit indépendamment de notre capacité à obtenir d'autres financements.

Aujourd'hui, six mois après avoir lancé cet appel, nous pensons que nous nous sommes positionnés de manière idéale pour lever un plus grand Seed Round à une bien meilleure valorisation (nous levons actuellement une obligation convertible de 550 000 dollars).

Ne soyez pas à court d'argent

En travaillant sur le point 1, j'ai pu vivre et respirer notre tableur financier au cours des derniers mois. Quelques conseils à ce sujet :

• Utilisez un modèle et personnalisez-le : vous pouvez en trouver un certain nombre en ligne.  
• Adaptez-le à votre entreprise : si vous ne connaissez pas Excel, apprenez-le. Vous devez toujours être à la hauteur.
• Créez un moyen simple de saisir vos indicateurs de performance clés mensuels : cela ne devrait pas prendre plus de quelques minutes, et vous devriez pouvoir expérimenter différents changements sur les budgets des ministères de la gestion et voir comment cela se reflète à l'avenir.
• Créez un tableau récapitulatif : c'est là que vous pouvez examiner les recettes par rapport aux dépenses et aux liquidités en banque. Voici à quoi ressemble le nôtre en ce moment.

ACCÉLÉREZ VOTRE ROI

J'adore le SaaS. Le concept de revenus récurrents et prévisibles est formidable et il permet de prévoir avec précision les performances pour les mois à venir, sans trop se soucier de la saisonnalité. En outre, il est beaucoup plus facile de se concentrer sur ses clients existants et de les rendre heureux que d'aller à la rencontre de nouvelles personnes chaque mois.

Cependant, il y a un problème potentiel de trésorerie qui dépend du temps qu'il vous faut pour récupérer votre CAC. Il y a deux mantras à Saas :

1. VLT > 3x CAC : la valeur à vie doit être supérieure à 3x votre acquisition.
2. CAC < 12/mo LTV: recover what you spend to acquire a user in less than 1 year.

Même en respectant ces règles, vous pourriez avoir un problème de trésorerie s'il vous faut, par exemple, 9 mois pour récupérer le coût total d'une acquisition. Et c'est mauvais pour la rentabilité.

Extrait de "The Key Drivers of SaaS Success".

Bien que nous nous efforcions toujours de réduire notre CAC et notre taux d'attrition, nous avons récemment fait une percée importante en offrant une ÉNORME réduction sur nos plans annuels. Alors que la réduction annuelle standard est de 10 à 20 % ou de 1 à 2 mois, nous avons décidé d'offrir une réduction de 50 % sur nos plans annuels.

Cela a eu un faible impact sur notre ARPA et notre VLT, mais un impact significatif sur notre trésorerie. C'est un calcul simple, quand vous dépensez 50 $ pour obtenir 250 $ tout de suite, ou au cours d'une année. Si vous avez l'argent, vous pouvez le réinvestir rapidement.

Le passage à ces rabais importants a fait passer notre MRR au multiplicateur de recettes de 1,1 à 1,4. Cela signifie que pour chaque tranche de 1 000 $ de MRR au cours d'un mois donné, nous réalisons désormais 1 400 $ de recettes grâce à ces abonnements annuels prépayés.

Plus important encore, nous récupérons nos dépenses de croissance dans les 30 jours, ce qui nous permet de les réinvestir beaucoup plus rapidement :

MAINTENIR L'ÉLAN

L'une de nos plus grandes préoccupations lorsque nous sommes passés à cette approche conservatrice était de perdre de l'élan. L'année dernière, nous avons augmenté d'environ 20 % par mois et atteindre ces 20 % chaque nouveau mois devient de plus en plus difficile (littéralement).

Tous nos modèles financiers et nos protections supposaient que la croissance de notre MoM en % serait tombée à environ 8 % à l'heure actuelle, mais nous avons réussi à maintenir cette croissance à 15-20 % MoM. Nous y sommes parvenus en réduisant considérablement notre CAC.

Il y a environ un an, nous payions en moyenne 100 dollars pour un nouveau client payant et nous avons réduit ce montant à environ 55 dollars maintenant, tout en augmentant le montant que nous dépensons en un mois donné pour attirer les clients. Combiné à la réduction du taux de désabonnement, cela a fait passer notre VLT/CAC de 2,5 fois à près de 5 fois.

Cela n'a bien sûr aucun sens si vous utilisez des canaux d'acquisition directe comme le SEM ou les publicités Facebook, car plus vous voulez atteindre de gens, plus votre CPC est cher. Cependant, nous avons réussi à renverser la vapeur grâce à une stratégie de marketing de contenu très efficace. Il y a un an, la majorité de nos clients provenaient de nos campagnes publicitaires payantes, principalement Google Adwords ; aujourd'hui, environ 65 % de nos clients payants proviennent du référencement naturel.

Commencer à se classer pour la recherche organique a été un processus difficile (toujours en cours), mais chaque dollar que nous avons investi dans le référencement a été payé plus de 5 fois avec nos résultats jusqu'à présent.

C'est un conte pour une autre époque.

Recruter et retenir les meilleurs talents

C'est un autre défi que vous aurez à relever si vous voulez vous lancer dans la course à la rentabilité.

Je dois mentionner que les trois Slidebean co-fondateurs sont costariciens. La plus grande partie de notre équipe est basée à San José CR, ce qui nous permet d'attirer des talents à un coût moindre qu'aux États-Unis (mais néanmoins beaucoup plus élevé que dans d'autres pays de la région).

En disposant d'une équipe plus importante que notre startup équivalente à l'étranger, nous pouvons avancer BEAUCOUP plus vite. Cela nous a permis de positionner efficacement notre marque plus fortement que les entreprises qui ont levé plus de fonds que nous.

Lorsque nous décidons d'engager un nouveau membre de l'équipe, nous passons par un processus de décision comme celui-ci :  

• Peut-on trouver ce talent au Costa Rica ?

Pour la plupart de nos recrutements, nous le pouvons. Nous avons constitué nos équipes de marketing et de réussite client à partir de Costariciens ayant l'expérience des clients américains.

• Sinon, pouvons-nous les former ?

La vérité est qu'il n'y a pas beaucoup de gens au Costa Rica qui ont de l'expérience dans le SaaS B2B. Cela a rendu notre processus de sélection plus difficile : pour de nombreux postes, nous avons veillé à embaucher des personnes intelligentes qui peuvent apprendre rapidement, mais pour d'autres postes, nous n'avons pas d'autre choix que de chercher une expérience aux États-Unis.

Pourtant, nous nous sommes entourés de personnes extrêmement intelligentes, qui apprennent rapidement et sont proactives. Grâce aux conseils de nos mentors et de notre équipe américaine, l'équipe costaricienne a fait un travail fantastique et je suis presque sûr qu'elle n'aura aucun problème à trouver un emploi dans une entreprise américaine à l'avenir.

J'en viens à mon autre point, la rétention.

RETENIR LES TALENTS

À ce jour, un seul employé a quitté l'entreprise (raisons personnelles). Nous accordons la priorité à la culture d'équipe et nous avons fait de Cultural Fit notre tout premier critère d'évaluation des candidats. Je considère la plupart de mes collègues comme des amis et, plus important encore, ils sont des amis plutôt que de simples collaborateurs.

Travailler pour une startup est tellement différent d'un travail traditionnel et notre équipe a appris à l'apprécier.

Même avec un budget restreint, vous pouvez proposer de nombreuses "petites choses" qui ont un impact considérable sur la perception de l'entreprise par votre équipe. De plus, de nombreux patrons sous-estiment le coût de l'embauche et de l'intégration d'un nouveau membre de l'équipe, qui est généralement plus élevé que celui d'une augmentation de salaire pour votre équipe existante.

Ce ne sont là que quelques-unes des politiques que nous avons mises en œuvre ;

• Pas d'horaires et travail à domicile :  

Les heures et les horaires sont interdits. Vous entrez et sortez du bureau quand vous le souhaitez. Notre seule journée obligatoire est le mardi, lorsque nous avons une réunion d'équipe hebdomadaire. En outre, la plupart des membres de l'équipe travaillent à domicile un à deux jours par semaine.

• Aucun bureau ou cabine n'est assigné :

Il n'y a pas de "table des fondateurs" ou de "président du PDG". Nous sommes tous égaux ici et la disposition de nos sièges le reflète.

• Congés de maladie et vacances payés :

C'est en fait la loi au Costa Rica, mais nous ne sommes pas "obligés" de le faire étant une société américaine. Mais tout le monde a droit à un jour gratuit par mois, qu'il peut bien sûr accumuler. Lorsqu'une personne est malade, elle le fait savoir et choisit souvent de travailler à domicile.

• Une transparence totale sur les performances de l'entreprise :

Tout le monde dans l'équipe a accès à nos données sur les revenus. Tout le monde sait combien d'argent nous gagnons chaque mois et combien nous nous développons. Je pense qu'il est fondamental pour l'équipe de savoir comment l'entreprise se porte et, plus important encore, l'impact qu'elle a sur cette croissance.

• De nouveaux ordinateurs portables pour tous :

Pour des raisons de sécurité, nous disposons d'un environnement "all-Apple". Nous fournissons à tous les membres de l'équipe un nouveau Macbook d'entreprise (qu'ils ont souvent l'occasion de déballer eux-mêmes, si vous êtes dans ce genre de choses). Nous leur donnons également la possibilité de financer de nouveaux iPhones et MacBooks personnels avec de petites déductions mensuelles sans intérêt.

Pour le budget d'une entreprise, 1 000 à 1 500 dollars pour un nouvel ordinateur n'ont souvent pas d'importance dans le cadre d'un projet de grande envergure, mais cela a un impact très important pour la plupart des individus.

• Café, coca et bière gratuits :

Pour des raisons.

• Uber les accompagne s'ils doivent travailler tard :

Toute personne se trouvant au bureau après 19h30 peut se faire raccompagner gratuitement par Uber.

Encore une fois, le coût de tous ces avantages est relativement faible pour notre opération mensuelle, mais je crois que la combinaison de ces petits détails a un impact sur notre rétention et sur la performance de l'équipe.

Définir et diffuser la vision

Je n'ai jamais dirigé une équipe plus importante que celle que nous avons aujourd'hui, donc tous ces conseils proviennent de cette expérience (très récente). Au fur et à mesure que vous développerez votre entreprise en tant que PDG, vous constaterez que vous serez de plus en plus déconnecté des choses qui étaient votre tasse de thé quotidienne.

Tout au Slidebeanlong de l'évolution, mon travail de PDG a beaucoup changé. Ce ne sont là que quelques-unes des tâches dont j'ai été chargé au cours des derniers mois ;

• Fév-2014 à Juin-2014 : Presse et développement commercial
• Préparation du lancement et presse de l'événement.

• De juillet à octobre 2014 : Collecte de fonds (pendant DreamIt Ventures)
• Une terrible utilisation de mon temps. Pour en savoir plus sur ce processus qui a échoué, cliquez ici :

Lecture connexe : Comment nous avons dépensé nos premiers 250 000 dollars, leçons et erreurs

• Nov-2014 à Février-2015 : Succès et marketing auprès des clients (500 Startups)
• Nous avons fait pivoter notre entreprise pendant cette période. Plus d'informations à ce sujet ici.

Lecture connexe : Comment 500 Startups ont sauvé notre entreprise en nous forçant à pivoter

• Mar-2015 à Août-2015 : Piratage de la croissance I > SEM et publicités Facebook
• Pendant cette période, nous avons embauché notre premier membre de l'équipe, qui a pris en charge le succès des clients pour me permettre de me concentrer exclusivement sur le marketing et la croissance.

• De septembre à décembre 2015 : Piratage de la croissance II > SEO
• Pendant cette période, nous avons engagé notre nouveau chef du marketing, ce qui m'a permis de déléguer le SEM et de m'auto-former en matière de référencement.

• Janvier-2016 à mai-2016 : Gestion de l'équipe

Au fur et à mesure que l'équipe s'agrandit, je n'ai plus le temps de mettre la main sur presque toutes les tâches. Mon travail consiste maintenant à travailler avec les différentes équipes, à déterminer les points sur lesquels elles ont besoin de mon aide et à élaborer de nouvelles stratégies.

Le fait d'avoir eu la possibilité de réaliser de nombreuses tâches et de les déléguer ensuite me permet de mieux comprendre et gérer les difficultés qu'elles peuvent rencontrer, tout en étant très conscient du temps qu'il faut généralement pour les réaliser. J'aime aussi penser qu'en tant que PDG, vous obtenez des points de respect de la part de l'équipe si vous déléguez des tâches que vous savez faire, et que vous vous êtes réellement occupé de vous-même à un moment donné.

En espérant que cela vous sera utile pour votre propre planification budgétaire. N'hésitez pas à poser vos questions dans les commentaires.

Si vous voulez essayer Slidebean , vous pouvez utiliser ce lien pour obtenir un essai gratuit :

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