Tout ce que vous devez savoir sur les notes de frais
Angelica A.
20 mars 2021
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Tout ce que vous devez savoir sur les notes de frais

Angelica A.
20 mars 2021
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La comptabilité met-elle beaucoup de temps à finaliser les audits ou les rapports financiers? Peut-être votre startup commence-t-elle tout juste à utiliser le suivi des dépenses internes. Ou peut-être est-ce la première fois qu'on vous demande de remplir un rapport de dépenses. Il n'y a absolument aucune honte à cela. Et le processus ne doit pas être décourageant.

Nous sommes en fait ici pour vous donner des moyens concrets de faciliter vos besoins en matière de rapports, avec tout ce que vous devez savoir sur les notes de frais.

Réduisez le temps passé à fournir ces dossiers. Et découvrez des moyens novateurs de laisser les logiciels de gestion des frais professionnels se charger de tâches de suivi qui, autrement, seraient très exigeantes, voire écrasantes. Venons-en maintenant à tout ce que vous devez savoir sur le classement des notes de frais. 

D'abord, qu'est-ce qu'un rapport de dépenses ?

Chaque fois qu'un membre de l'équipe ou un partenaire commercial engage ce qui correspond généralement à des dépenses personnelles propres à nos projets de démarrage, il doit être remboursé. Et ces frais professionnels doivent être enregistrés au moyen de ce que l'on appelle le plus souvent des notes de frais, c'est-à-dire des formulaires de classement et de facturation. 

Nos parties prenantes peuvent être indemnisées pour les fonds que nous leur devons techniquement et légitimement grâce à ces processus internes. Mais nous devons également nous assurer que c'est bien le cas à certains moments. Et ce type de dossiers nous aide aussi dans ce sens. 

Mais soyez un technicien des rapports de dépenses

Cependant, comme une remarque sur ce qui précède, ces grands et vieux classeurs remplis de factures en papier et d'étiquettes mensuelles ne sont pas nécessairement ce dont nous avons besoin pour régler nos besoins en matière de comptabilité. 

Nous sommes également à l'époque idéale pour passer au tout numérique ou presque. Et cela inclut le classement et le suivi des dépenses en ligne si nous le souhaitons. Nous verrons plus loin comment tirer le meilleur parti d'un logiciel de gestion des frais en ligne.

Et pourtant, vous gagnez un temps considérable dans le processus.

Lorsque nous automatisons la gestion des dépenses, nous libérons des tonnes de temps pour des besoins commerciaux plus urgents. La rationalisation de ces processus permet de réduire le nombre de ressources humaines nécessaires pour ce qui constitue essentiellement une faible valeur ajoutée pour une entreprise en activité. 

La déclaration des dépenses est nécessaire, voire vitale, et presque obligatoire à remplir, bien sûr. Mais nous pouvons certainement consacrer plus d'énergie à d'autres aspects d'une entreprise en pleine croissance si nous comptons sur des outils en ligne pour gérer tout cela à notre place. Voyons donc comment gérer les notes de frais pour startups. 

Comment gérez-vous les rapports de dépenses ?

Commencez par établir une politique sur le sujet. Donnez des indications sur ce que l'on entend par "dépenses professionnelles raisonnables" et sur la manière de procéder pour en demander le remboursement. Incluez la validation, le contrôle et les révisions dans le processus afin de vous assurer que les directives de l'entreprise sont respectées avant que les paiements ne soient effectués. 

Sachez qu'il se peut que vous ayez besoin d'étapes très personnalisées avant que votre équipe de comptabilité ne se sente en sécurité pour déplacer des fonds, alors vérifiez avec elle. En fin de compte, ce sont eux qui s'occuperont de ces tâches, et il est bon de mettre en place ce type de système en collaboration avec toutes les personnes concernées. 

N'oubliez pas non plus qu'à mesure que les équipes s'agrandissent, le nombre de tâches et de fonctions nécessaires au fonctionnement de ces processus financiers augmente également. Et il y a aussi l'aspect humain des erreurs et des fraudes à prendre en compte dans cette équation. Pour cette raison, et pour bien d'autres encore, que nous aborderons dans une minute, nous vous recommandons vivement de vous appuyer sur des processus logiciels automatisés pour assurer le bon déroulement de vos rapports de dépenses. 

Détails essentiels du rapport de dépenses

Alors, que comprennent nécessairement les notes de frais ? 

Dans le format le plus élémentaire, vous disposez d'une feuille Excel qui indique la date à laquelle les dépenses ont eu lieu et les détails les concernant, comme la raison et les personnes impliquées. Bien entendu, ces fichiers sont ouverts à d'autres outils, tels que Word, PDF, Pages, ou tout autre programme similaire. 

Vous pouvez également être aussi ordonné ou large que vous le souhaitez. Cependant, les notes de frais doivent inclure les reçus ainsi que des détails sur le lieu où les coûts respectifs ont eu lieu. Il peut s'agir, par exemple, d'une société de location de voitures, de frais de stationnement, d'essence, de frais de vol aérien, de factures d'hôtel ou de restaurant. 

Vous pouvez également ajouter une ligne pour le titre ou la fonction du membre du personnel afin de faciliter le suivi par département ou équipe et autres titres similaires. N'oubliez pas d'enregistrer non seulement la date à laquelle les remboursements sont effectués. Vous aurez également besoin des dates auxquelles les activités couvertes ont effectivement eu lieu. Il y a une marge de légère importance entre les deux.  

Prévoyez également une marge pour les impôts ! C'est un autre aspect notable de la raison pour laquelle nous devons garder un œil sur toutes nos dépenses, y compris celles de tous les membres de notre entreprise. 

Comment les outils de reporting des dépenses en ligne peuvent-ils vous aider ?

Pour tout cela, un logiciel de gestion des dépenses ou des plateformes en ligne à cet effet peuvent être d'une aide précieuse. Grâce à des outils automatisés, les images numériques de nos factures peuvent se traduire automatiquement par des ensembles complets de détails nécessaires qui sont stockés directement dans un nuage, par exemple. Le rapport est généré à partir d'un fichier .jpg ! Vous pouvez le croire ? Cela fait des merveilles pour notre rapidité, vraiment. 

Ensuite, des notifications automatiques permettent aux parties prenantes de nos entreprises de savoir que les dépenses ont été suivies. Elles indiquent notamment aux comptables qu'ils doivent examiner et, si possible, approuver les fonds versés. Ou ils peuvent simplement les renvoyer pour les ajustements nécessaires. 

Vous pouvez également fixer des limites à ces outils pour gérer des budgets internes précis. Et les archives sont soigneusement stockées dans une plateforme basée sur le cloud computing, à laquelle toutes les parties concernées peuvent avoir accès à leur guise et à tout moment. 

Un grand avantage de l'utilisation d'outils centralisés est de tirer des conclusions sur nos dépenses passées pour améliorer concrètement nos opérations. Lorsque vous avez un accès clair à toutes les données que nous avons présentées ici, il est plus facile de tirer des conclusions mensuelles, trimestrielles ou même annuelles. Celles-ci peuvent alimenter des projections vitales qui aident notre startup à prendre de meilleures décisions et stratégies financières. 

En somme, les plates-formes en ligne telles que Recurring, destinées à gérer les dépenses récurrentes, peuvent aider à organiser et à gérer les dépenses professionnelles. Pour nous, il s'agit de gérer les remboursements internes de manière très fluide tout en faisant gagner à votre entreprise et aux membres de votre équipe un temps et un argent considérables au quotidien.
Vous voulez savoir comment Recurring peut vous aider dans cette tâche et dans bien d'autres ? Consultez Recurring maintenant.

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