Les vrais chiffres derrière les conférences sur les startups

Mon opinion sur les conférences sur les startups a... changé au cours des dernières années. Lorsque vous payez des centaines (parfois des milliers de dollars) pour un billet, et que vous ajoutez les vols et les hôtels pour vous et votre équipe, vous ne pouvez pas ignorer la question du retour sur investissement. 

Ce trimestre, je participe à plusieurs conférences - Saastr à San Francisco, SaaStock en Irlande et VidSummit à Los Angeles - et la question est toujours là pour moi : ce billet vaut-il le coup ?

Je me pose cette question depuis des années, et nous avons finalement décidé de découvrir pourquoi ces billets sont si chers. Parce que pour un fondateur de startup, ce billet de 1 000 dollars ou ce stand de 5 000 dollars sur la "Startup Alley" est une décision importante. Cependant, les conférences ont tendance à promettre des clients, des présentations d'investisseurs, des tables rondes et la rencontre avec Lupita N'yongo pour une raison quelconque. Si vous cherchez à rencontrer des célébrités, une conférence n'est peut-être pas l'endroit idéal. 

J'ai donc rencontré des organisateurs de conférences qui ont accepté de me communiquer des chiffres qu'ils n'avaient pas encore rendus publics. Nous avons examiné des dizaines d'informations sur le secteur, et la principale chose que nous avons apprise est que les conférences sont une activité extrêmement risquée. Malgré le prix élevé des billets, des sponsors et des stands, les organisateurs gagnent à peine de l'argent, et une bonne partie d'entre eux clôturent à perte. 

Alors, parlons des chiffres réels derrière les conférences sur les startups. 

La participation à des conférences vaut-elle la peine pour le fondateur d'une startup ?

Avant de détailler le prix des billets, laissez-moi vous aider à déterminer si cela en vaut la peine pour vous. 

J'ai participé à un bon nombre de conférences et de salons professionnels, de SaaStr à Collision en passant par SXSW, et je suis passé de l'état de "je ne vois pas le retour sur investissement" à celui de "j'aime ça" ces derniers temps. La clé ? Adopter le réseautage.

Visiter des stands, c'est bien. Seule une poignée d'interventions seront pertinentes (comme celles que je ferai à Saastr et SaaStock le mois prochain), mais l'essentiel est le réseautage. Ce n'est pas de la vente (vous ne pourrez pas quantifier la valeur), mais si votre travail vous oblige à rencontrer des gens, des partenaires, des collaborations, d'autres fondateurs... il existe peu d'espaces, à part les conférences, où vous pouvez réunir autant de personnes pertinentes dans la même pièce. 

Je suis donc passée d'un programme complet où je passais d'une conférence à l'autre en prêtant attention et en prenant des notes, à un programme où je sautais la plupart des conférences et passais la journée à discuter avec les gens. Ce qui est hilarant, c'est qu'en tant qu'introverti, je suis plutôt nul en matière de réseautage, alors mon antisèche est d'amener mon équipe avec moi. Je n'aurais jamais pensé que le réseautage en équipe était plus facile, mais c'est vraiment le cas. De plus, nous avons Youtube maintenant. C'est fou de voir comment les gens reconnaissent mon visage, ou du moins ont entendu parler de Slidebean, c'est donc aussi un test de l'efficacité de notre marketing. 

Si vous ne le saviez pas encore, nous ne sommes pas là pour faire des vidéos. Slidebean est une plateforme permettant aux fondateurs de faire évoluer leur site startups. 

De plus, je parle ici d'événements réels, en chair et en os. Les événements virtuels sont une chose que nous devrions laisser en 2020. De vrais humains avec de vraies bières à la main. La bière est une clé pour le réseautage. 

Quels sont les chiffres concernant les conférences ?

Ok, parlons des chiffres maintenant. 

Les conférences représentent une activité massive. Rien qu'aux États-Unis, en 2018, il y a eu 1,8 million de conférences, conventions et salons professionnels, qui ont généré 3,2 millions d'emplois. C'est une industrie de 381 MILLIARDS de dollars (avec les marges les plus merdiques, mais j'y reviendrai). 

Même si nous réduisons notre champ d'action et que nous nous concentrons sur le monde de la technologie, il y a toujours des centaines de conférences qui se déroulent partout aux États-Unis et dans le monde. Mais dans le créneau des startups, SaaS, SaaStr et SaaStock sont les leaders. 

L'histoire de SaaStr 

SaaStr a été créée par Jason Lemkin. En 2012, il s'est fait un nom après avoir vendu Echosign à Adobe pour une bonne somme d'argent. Il a commencé à bloguer et à répondre à des questions sur Quora et, en l'espace de quelques mois, il a eu l'idée de convertir cette audience en une rencontre. Dix ans plus tard, cela fait presque dix ans qu'ils organisent leur conférence aux États-Unis, et la première chose que vous supposerez est qu'il s'agit d'une grande organisation - vous vous trompez. 

15 personnes organisent cet événement massif, avec des centaines d'intervenants, des centaines de sponsors et des milliers de participants. Ils travaillent essentiellement toute l'année pour un sprint de 3 jours, avec des milliers de personnes, des centaines d'orateurs et de sponsors. En 2020, le COVID a failli les tuer, mais ils ont pivoté et ont commencé à organiser leurs événements en plein air, et cela a été un succès massif ! Ajoutez à cela de la nourriture gratuite, et de la BOOZE ! C'est une ambiance de festival. Une grande évolution par rapport à l'hôtel lugubre qu'ils avaient auparavant. Mais cela ne garantit pas les profits, cela rend juste les choses plus risquées. 

Lorsqu'ils ont commencé, il leur a fallu 3 à 4 ans pour tirer un quelconque bénéfice de leurs premières conférences. En outre, les coûts s'accumulent rapidement. Il ne s'agit pas de milliers de dollars en nourriture ou en production ; nous parlons de centaines de milliers, parfois de millions, pour un seul article et un seul contrat. 

Donc, si nous devions découper ce billet pour comprendre combien va à chaque chose, nous devrions commencer par l'étendre avec l'argent des sponsors. Les sponsors et les stands finissent par financer une bonne partie de vos coûts - donc vos frais de participation - mais cela se décompose comme suit :

- 30% Alimentation et boissons

- 16% Equipement audiovisuel

- 10% Décoration

- 10% de marketing

- 7% Location d'espace

- 6 % Processus d'enregistrement

- 6% Voyages et hébergement du personnel

- 5% de haut-parleurs

- 4% de sécurité

- 3% Navette

- 3% Wi-Fi

Ajoutez à cela que de nombreuses ventes de billets ont lieu au cours des dernières semaines précédant l'événement. C'est pourquoi les billets deviennent plus chers vers les derniers jours, car leur risque est plus élevé (sans compter le FOMO et la pression pour les acheteurs qui se décident à la dernière minute).

Mais revenons à ce que je disais : s'ils ne parviennent pas à vendre leurs billets, ils se retrouvent dans le trou pour des choses qu'ils ont déjà payées et pour lesquelles ils se sont déjà engagés. Et nulle part ailleurs cela n'a été un plus grand succès qu'en 2020. Il y a donc une possibilité de PERDRE des millions de dollars. De plus, vous ne saurez pas combien d'argent vous avez réellement gagné avant la toute dernière minute. Alors pourquoi se donner du mal ? 

De nombreuses entreprises ont tiré parti de leur réputation pour créer des événements massifs. Cela semble être une évolution naturelle pour une plateforme telle que SaaStr, TechCrunch, ou même nous, de faire ce saut et d'aller au-delà de l'écran. Il était temps d'exploiter ce potentiel et de rencontrer des gens. 

Ces connexions humaines ont plus de valeur que les connexions en ligne. Je le comprends maintenant, et c'est l'une des raisons pour lesquelles je me suis forcé à assister à un plus grand nombre de ces événements. Les entreprises et les médias qui prennent le risque cherchent à maximiser la portée de leur entreprise, à consolider une présence numérique dans le monde physique. 

C'est la même raison pour laquelle les sponsors ont des stands ; ça rend ces connexions clients réelles. C'est comme l'anti-Metaverse. 

Pour de nombreux organisateurs, ce lien est la raison pour laquelle les conférences en valent la peine.