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Modèle de présentation de la réunion du conseil d'administration

Nos conseils sur la manière de diriger une réunion du conseil d'administration aideront tout PDG ou président à s'aligner sur tous les incontournables pour diriger une réunion productive du conseil d'administration. Nous vous donnerons des conseils et répondrons à certaines des questions les plus courantes sur les réunions de conseil d'administration sur le web. Nous vous donnerons également un aperçu de notre modèle gratuit de présentation de réunion du conseil d'administration pour vous aider à préparer vos diapositives pour une réunion du conseil d'administration. Alors, restez avec nous pour pouvoir organiser des réunions de conseil d'administration comme un pro en un rien de temps !

Qu'est-ce qu'une réunion du conseil d'administration ?

La définition d'une réunion du conseil d'administration est une réunion d'affaires officielle avec le conseil d'administration d'une organisation pour discuter des questions de politique, de performance, de finances, de points importants et juridiques concernant la manière dont cette institution est gérée. Comme ce groupe donne des directives à l'organisation, il s'agit de réunions pour discuter des aspects fondamentaux et opérationnels vitaux. 

Quelle est la fréquence des réunions du conseil d'administration ?

Se tenant souvent deux fois par an ou tous les trimestres, la fréquence des réunions du conseil d'administration dépend véritablement de l'état d'avancement d'une organisation. Si l'on donne l'orientation nécessaire, les réunions du conseil d'administration peuvent avoir lieu aussi souvent qu'une fois par semaine ou aussi rarement qu'une fois par an. 

L'objectif premier de ces réunions est d'être aussi efficaces que possible, alors gardez à l'esprit qu'il est inutile de convoquer un conseil pour des questions qui devraient être réglées autrement. 

Que fait un président de conseil d'administration ?

Le rôle d'un président de conseil d'administration est de faciliter une réunion du conseil d'administration en suivant la mission, la vision et la direction souhaitée de l'entreprise. Pour bien faire, le président du conseil d'administration doit veiller à ce que la société soit dans le meilleur intérêt de ses actionnaires. Il doit utiliser ses compétences en matière de leadership pour permettre à cette conversation de se dérouler sur un ton qui va de pair avec la culture de l'entreprise. L'absence de droit de vote, sauf si cela change le résultat d'une décision, est un élément pertinent pour ce rôle. Un autre cas est celui des votes par scrutin. 

Le président du conseil d'administration travaillera également aux côtés du PDG ou du directeur exécutif d'une entreprise pour organiser une réunion qui correspond aux priorités du conseil. Cependant, une personne dans ce rôle est également chargée de recruter de nouveaux membres du conseil d'administration et de contribuer à leur développement. 

Lors des réunions, les présidents inviteront activement chaque participant à faire ressortir ses points forts pour la meilleure discussion collective possible. Une fois leur rôle terminé, ils aideront également à trouver le prochain président du conseil d'administration qui prendra leur place.

Décider s'il est préférable de traiter une question en comité. L'un de nos conseils sur la manière de diriger une réunion du conseil d'administration en tant que président du conseil est de désigner librement une tâche particulière à un groupe de personnes déterminé lorsque cela est le plus approprié.

Comment se déroule une réunion du conseil d'administration ?

Une réunion du conseil d'administration productive commence par un ordre du jour bien pensé que le président du conseil d'administration distribue à l'avance. Cette distribution doit inclure tous les documents volumineux que le conseil doit lire pour préparer la réunion. Un coup de fil rapide peut parfois éviter que de nombreux points n'apparaissent lors d'une réunion du conseil d'administration. Dans la mesure du possible, appelez les membres du conseil d'administration juste pour vous enregistrer avant une réunion. Cela pourrait dissiper l'agitation qui règne pendant la réunion du conseil d'administration. 

Pour ce qui est de la conduite d'une réunion du conseil d'administration en tant que telle, commencez par donner un ton énergique et très positif, et vérifiez si le quorum est atteint. Si c'est le cas, ouvrez la réunion comme nous le décrivons en détail ci-dessous et passez en revue l'ordre du jour. Demandez l'approbation du conseil d'administration pour les points que vous venez de lire. Assurez-vous que tout le monde est d'accord avec les points qui seront abordés en exclusivité pendant la session. Ajoutez, modifiez ou supprimez des points selon les besoins, puis signez le procès-verbal fourni par le secrétaire. 

Prévoyez de la place pour les rapports du directeur exécutif ou de tout autre comité, y compris le comité financier audité. Passer aux anciennes, nouvelles ou autres lignes d'activité et le faire de manière ordonnée, en gardant les discussions dans le cadre de l'intérêt de la société. 

Pour clôturer votre réunion du conseil d'administration, remerciez toutes les personnes présentes avant de lever la séance. De plus, contactez le directeur exécutif pour tout point avant de travailler avec le secrétaire sur un compte rendu final et de clôture. 

Il est également très utile d'envoyer un e-mail après la réunion à tous les membres du conseil d'administration avec un résumé des aspects les plus pertinents, y compris toutes les actions qui ont été discutées. 

Comment convoquer une réunion du conseil d'administration ?

Pour rappeler à l'ordre une réunion du conseil d'administration, il suffit de faire une déclaration rapide en indiquant la date et l'heure précises du début de la réunion pour faire savoir littéralement que la session a commencé. Au cas où il y aurait de nouveaux membres ou des membres sortants, faites-leur un accueil ou des adieux là où ils sont attendus, et remerciez les visiteurs de la session.

Comment présenter une motion lors d'une réunion du conseil d'administration ?

Pour inclure une motion pour examen, un membre du conseil d'administration doit simplement dire qu'il propose une action spécifique. S'il est appuyé, ce qui est obligatoire et n'est pas lié à l'affinité du contenu mais à la motion en cours, alors la motion peut être discutée.

En tant que proposition d'action introduite devant un conseil d'administration, une motion permet au groupe de prendre des décisions et de donner des orientations à une entreprise dans des domaines particuliers. Vous devez savoir qu'il existe différents types de motions, notamment les motions principales, subsidiaires, privilégiées et accessoires.

Passons maintenant à notre série de conseils sur la manière de diriger une réunion du conseil d'administration que tout le monde appréciera. L'efficacité de ces conseils est au cœur du plaisir qu'éprouve un conseil d'administration à faire son travail dans un environnement productif.

Comment organiser une réunion efficace du conseil d'administration :

  1. Travailler aux côtés du PDG ou du directeur exécutif de l'entreprise
  2. Créer un ordre du jour de la réunion et le distribuer à l'avance
  3. Apportez une présentation de la réunion du conseil d'administration pour garder les choses en main
  4. Soyez à la hauteur de votre langage corporel pour la réunion
  5. Permettre aux gens de s'installer après leur arrivée
  6. Donner un ton positif et engageant à la réunion
  7. Pour commencer, soulignez l'objectif de la réunion du conseil d'administration et les points à discuter
  8. Promouvoir la prise de décision tout au long de la réunion
  9. Traite de la confidentialité, des conflits d'intérêts ou d'autres politiques si nécessaire
  10. Clôturer la session dans les délais prévus

Créer une présentation pour la réunion du conseil d'administration

La présentation d'une réunion du conseil d'administration lors d'une session aidera à maintenir la réunion sur la bonne voie et l'engagement du public. Notre modèle gratuit de présentation d'une réunion du conseil d'administration est un exemple parfait des diapositives nécessaires pour faire d'une réunion du conseil d'administration l'utilisation la plus efficace possible du temps de chacun. 

Après une diapositive de couverture qui suit un ordre du jour clair, nous vous laissons la place pour : 

  • points forts de la réunion
  • graphiques sur les recettes
  • les chiffres mensuels des utilisateurs
  • données de l'utilisateur
  • recettes mensuelles 
  • la course annuelle vitale

Cependant, nous vous proposons également des mises à jour de l'équipe dans une diapositive, y compris les mises à jour des indicateurs clés de performance, une section spécifique pour vous permettre de présenter la feuille de route, une diapositive pour les mises à jour des canaux d'acquisition principaux et le développement commercial. 

Nous commandons également des notes de développement commercial visuellement sur une diapositive. Et nous avons fait de la place pour les mises à jour financières et opérationnelles, suivies de graphiques des pertes et profits et d'affichages des jalons. Notre dernière diapositive concède des formalités.  

Essayez notre modèle ou laissez notre équipe de concepteurs professionnels peaufiner votre contenu et votre conception. Nous sommes là pour vous aider de toutes les manières possibles ! Bonne chance pour organiser votre prochaine réunion du conseil d'administration !

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