Nos conseils sur la façon d'organiser une réunion du conseil d'administration aideront tout PDG ou président à s'aligner sur tous les éléments indispensables pour organiser une réunion du conseil d'administration productive. Nous vous donnerons des conseils et répondrons à certaines des questions les plus courantes sur les réunions du conseil d'administration sur le Web. Nous vous ferons également découvrir notre modèle de présentation gratuit pour les réunions du conseil d'administration, qui vous aidera à élaborer vos diapositives pour une réunion du conseil. Alors, restez avec nous pour pouvoir organiser des réunions du conseil d'administration comme un pro en un rien de temps !
Une réunion du conseil d'administration est un rassemblement officiel des membres du conseil d'administration d'une entreprise (ou équivalent) pour discuter des affaires. Elle a généralement lieu une fois par mois.
L'objectif d'une réunion du conseil d'administration est de permettre aux administrateurs de partager leurs points de vue sur les performances et les plans futurs de l'entreprise. La réunion peut se tenir dans les locaux de l'entreprise ou par vidéoconférence.
Les réunions du conseil d'administration durent généralement entre une heure et deux heures. Elles sont souvent présidées par le PDG ou un autre cadre supérieur.
Souvent organisée deux fois par an ou tous les trimestres, la fréquence des réunions du conseil d'administration dépend véritablement du stade auquel se trouve l'organisation. Si l'on donne les directives nécessaires, les réunions du conseil peuvent avoir lieu aussi souvent qu'une fois par semaine ou aussi rarement qu'une fois par an.
Quand dois-je organiser ma prochaine réunion du conseil d'administration ?
Si vous souhaitez commencer à planifier votre prochaine réunion du conseil d'administration, nous vous recommandons de commencer dès maintenant. Vous ne voulez pas attendre la fin de l'année fiscale ou même le début de la nouvelle année fiscale pour fixer les dates de votre prochaine réunion du conseil.
Pourquoi est-il important de tenir des réunions régulières du conseil d'administration ?
Les réunions régulières du conseil d'administration permettent aux administrateurs de partager leurs réflexions et leurs opinions sur les performances et la stratégie de l'entreprise. Cela leur donne un aperçu de ce qui va bien ou mal au sein de l'entreprise. Cela leur permet également de donner leur avis sur les stratégies de l'entreprise.
Des réunions régulières du conseil d'administration garantissent également que chacun a un accès égal à l'information. Tous les administrateurs ont la possibilité de poser des questions et d'exprimer leurs préoccupations concernant les progrès de l'entreprise. En outre, ils peuvent proposer des suggestions et des idées pour améliorer les performances de l'entreprise.
L'un des principaux objectifs de ces réunions est d'être aussi efficace que possible. Gardez à l'esprit qu'il est inutile de convoquer un conseil pour des questions qui devraient être réglées autrement.
Le rôle d'un président de conseil d'administration est d'animer une réunion du conseil en suivant la mission, la vision et l'orientation souhaitée de l'entreprise. Pour bien faire, le président du conseil doit être attentif à ce qui est le mieux pour l'entreprise. Utilisez vos compétences en matière de leadership pour permettre à cette conversation de se dérouler sur un ton qui va de pair avec la culture de l'entreprise. L'absence de droit de vote est un élément pertinent de ce rôle, sauf lorsque ce droit modifie l'issue d'une décision. Un autre cas est celui des votes par bulletin.
Le président du conseil d'administration travaillera également avec le PDG ou le directeur exécutif de l'entreprise pour organiser une réunion adaptée aux priorités du conseil. Il est également chargé de recruter de nouveaux membres du conseil et de contribuer à leur développement.
Lors des réunions, les présidents font activement appel à chaque participant afin de faire ressortir ses points forts pour une discussion collective optimale. Une fois leur rôle terminé, ils aideront également à trouver le prochain président du conseil d'administration qui prendra leur place.
Décider s'il est préférable de traiter une question en comité. L'un de nos conseils sur la manière de diriger une réunion du conseil d'administration en tant que président du conseil est de désigner librement une tâche particulière à un groupe de personnes déterminé lorsque cela est le plus approprié.
Une réunion du conseil d'administration productive commence par un ordre du jour bien pensé que le président du conseil distribue à l'avance. Cette distribution doit inclure tout document volumineux que le conseil doit lire en vue de la réunion. Un conseil : parfois, un appel téléphonique rapide peut éviter que de nombreux points ne surgissent au cours d'une réunion du conseil. Si possible, appelez les membres du conseil juste pour vérifier avant la réunion. Cela peut permettre d'alléger l'atmosphère agitée de la réunion du conseil.
Pour ce qui est de la conduite d'une réunion du conseil d'administration en tant que telle, commencez par donner un ton énergique et très positif, puis vérifiez si le quorum est atteint. Si c'est le cas, ouvrez la réunion comme nous le décrivons en détail ci-dessous et passez en revue l'ordre du jour. Demandez l'approbation du conseil sur les points que vous venez de lire. Assurez-vous que tout le monde est d'accord avec ce qui sera couvert exclusivement pendant la session. Ajoutez, modifiez ou supprimez des points si nécessaire, puis signez le procès-verbal fourni par le secrétaire.
Faites place aux rapports du directeur général ou de tout comité, y compris le rapport financier vérifié. Passez à d'anciens, de nouveaux ou d'autres secteurs d'activité et faites-le de manière ordonnée, en maintenant les discussions dans le cadre de l'intérêt supérieur de l'entreprise.
Pour clore votre réunion du conseil d'administration, remerciez toutes les personnes présentes avant de lever la séance. Par ailleurs, demandez au directeur exécutif de vous faire part de toute question avant de travailler avec le secrétaire à l'établissement d'un compte rendu final et de clôture.
Il est également intéressant d'envoyer un courriel à tous les membres du conseil après la réunion, avec un résumé des aspects les plus pertinents, y compris tous les points d'action qui ont été discutés.
Le rappel à l'ordre d'une réunion du conseil d'administration consiste à faire une brève déclaration indiquant l'heure et la date précises du début de la réunion, afin de faire savoir aux gens que la session a commencé. S'il y a des nouveaux membres ou des membres sortants, souhaitez-leur la bienvenue ou faites-leur des adieux quand il le faut, et remerciez les visiteurs de la session.
Pour inclure une motion pour examen, un membre du conseil d'administration doit simplement dire qu'il propose une action spécifique. S'il est appuyé, ce qui est obligatoire et n'est pas lié à l'affinité du contenu mais à la motion en cours, alors la motion peut être discutée.
En tant que proposition d'action introduite devant un conseil d'administration, une motion permet au groupe de prendre des décisions et de donner des orientations à une entreprise dans des domaines particuliers. Vous devez savoir qu'il existe différents types de motions, notamment les motions principales, subsidiaires, privilégiées et accessoires.
Passons maintenant à notre série de conseils sur la façon d'organiser une réunion du conseil d'administration qui plaira à tous. L'efficacité de ces dernières est au cœur du plaisir qu'éprouvera le conseil à accomplir son travail dans un environnement productif.
Tout commence par la préparation. Avant d'assister à une réunion du conseil d'administration, préparez-vous minutieusement afin d'être en mesure de répondre aux questions et de présenter votre cas efficacement.
Préparez-vous bien en faisant des recherches sur l'entreprise, ses produits et services, ses concurrents et les tendances du secteur. Sachez quelles informations vous voulez partager et comment elles seront utiles au public.
Plus vous serez préparé, meilleure sera l'impression que vous laisserez au conseil et aux autres.
Si vous présentez un rapport ou un autre document, veillez à ce qu'il soit rédigé de manière claire et concise afin que le message passe bien.
N'oubliez pas de vous habiller convenablement et d'avoir l'air professionnel.
La présentation d'une réunion du conseil d'administration lors d'une session aidera à maintenir la réunion sur la bonne voie et l'engagement du public. Notre modèle gratuit de présentation d'une réunion du conseil d'administration est un exemple parfait des diapositives nécessaires pour faire d'une réunion du conseil d'administration l'utilisation la plus efficace possible du temps de chacun.
Après une diapositive de couverture qui suit un ordre du jour clair, nous vous laissons la place pour :
Cependant, nous vous proposons également des mises à jour de l'équipe dans une diapositive, y compris les mises à jour des indicateurs clés de performance, une section spécifique pour vous permettre de présenter la feuille de route, une diapositive pour les mises à jour des canaux d'acquisition principaux et le développement commercial.
Nous commandons également des notes de développement commercial visuellement sur une diapositive. Et nous avons fait de la place pour les mises à jour financières et opérationnelles, suivies de graphiques des pertes et profits et d'affichages des jalons. Notre dernière diapositive concède des formalités.
Essayez notre modèle ou laissez notre équipe de concepteurs professionnels peaufiner votre contenu et votre conception. Nous sommes là pour vous aider de toutes les manières possibles ! Bonne chance pour organiser votre prochaine réunion du conseil d'administration !
